Datenschutz
Datenschutzinformationen
Diese Seite beschreibt in verständlicher Form, welche Personendaten in Team Bille verarbeitet werden, weshalb sie benötigt werden und welche Rechte betroffene Personen haben.
Welche Daten verarbeitet werden
- Kontodaten wie E-Mail-Adresse, Name und Rolle im Unternehmen
- Stammdaten wie Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, IBAN, Zivilstand und Anzahl Kinder
- Lohnrelevante Daten wie Lohnart, Ansätze, Abzüge und Lohnabrechnungen
- Arbeitszeitdaten, Kalendereinträge, Spesen und Belegbilder
- Aktivitätsprotokolle zur Nachvollziehbarkeit administrativer Änderungen
Wofür die Daten verwendet werden
- Bereitstellung des Benutzerkontos und Zugriffskontrolle
- Erfassung von Stunden, Abwesenheiten und Spesen
- Erstellung von Lohnabrechnungen und betrieblicher Auswertungen
- Nachweis über Freigaben, Änderungen und sicherheitsrelevante Vorgänge
Empfänger und externe Dienste
Belegdaten können zur automatisierten Extraktion an einen KI-Dienst verarbeitet werden. Dabei wird das hochgeladene Belegbild an den Dienst übermittelt, damit Lieferant, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Beschreibung ausgelesen werden können.
Diese Verarbeitung dient ausschliesslich der Spesenerfassung innerhalb von Team Bille. Wenn die Funktion aktiviert ist, sollte sie im Verzeichnis der Auftragsverarbeiter, in Ihrer internen Datenschutzdokumentation sowie in der Mitarbeitendeninformation ausdrücklich aufgeführt sein.
- Übermittelt werden nur die für die Extraktion notwendigen Belegbilder und Metadaten.
- Die Nutzung der Funktion sollte auf autorisierte Benutzerkonten beschränkt sein.
- Für Belegbilder und Extraktionsergebnisse empfiehlt sich eine dokumentierte Aufbewahrungsfrist.
Aufbewahrung und Löschung
Personendaten sollten nur so lange gespeichert werden, wie sie für arbeitsrechtliche, steuerliche, buchhalterische oder sicherheitsrelevante Zwecke erforderlich sind. Für dieses Produkt empfiehlt sich eine dokumentierte Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinie pro Datentyp.
Rechte betroffener Personen
- Auskunft über die verarbeiteten Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung oder Einschränkung, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen
- Herausgabe der eigenen Daten in einem strukturierten Format
Wichtige Hinweise zur Nutzung
- Besonders sensible Felder sollten nur erhoben werden, wenn sie wirklich notwendig sind.
- Für den produktiven Einsatz braucht es zusätzlich interne Prozesse für Anfragen, Löschung und Fristen.
- Diese Seite ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.